Ein ereignisreiches und besonderes Jahr

Rückblick und Ausblick der technischen Entwicklung im Projekt Digitale Teams

Julia Böhm (Projektkoordinatorin für digitale Kommunikation & digitale Zusammenarbeit) im Gespräch mit Kathleen Späth (User Experience Designerin & UX-Lead bei Digitale Teams) 

JB: Kathleen, wir wollen heute über technische Entwicklungen im Projekt Digitale Teams sprechen. Also ganz praktisch über die Anwendungen, die für die Digitale-Teams-Plattform entwickelt werden. Nun war ja das Jahr 2020 sehr herausfordernd, vor allem auch im Arbeitskontext – Stichwort Remote Work. Wie haben sich, denn die veränderten Arbeitsbedingungen auf die Entwicklungen im Projekt Digitale Teams ausgewirkt? 

 KS: Wir haben 2020 in der technischen Entwicklung trotz der auch für uns neuen Arbeitsbedingungen, in die wir uns erst mal hineinfinden mussten, viel erreicht. Wir hatten im Vorfeld schon entschieden, dass wir agil entwickeln wollen und das kam uns bei der Umstellung auf Remote Work sehr entgegen. Dadurch waren wir sehr flexibel in der Priorisierung unserer Roadmap, also unseres Entwicklungsplans. Wir arbeiten in vier Wochen Etappen, sogenannten Sprints. Direkt im Januar sind wir mit dem ersten Sprint gestartet. In den 12 Monaten konnten wir das komplette Grundgerüst der Plattform und vier Features der Plattform gestalten und entwickeln. Zudem haben wir einen virtuellen Assistenten entwickelt, der stetig neue Funktionen erlernt. Ich finde, das ist ein voller Erfolg für die Entwicklung unserer Digitale Teams Plattform.

JB: Gab es positive Auswirkungen? Dinge, die vielleicht sogar besser gelaufen sind durch die veränderten Arbeitsbedingungen? 

KS: Auf jeden Fall. Grade aus Sicht von UX (User Experience) muss ich sagen, das hat sich positiv ausgewirkt. Wir konnten in diesem Kontext unsere Konzepte direkt selbst ausprobieren und uns besser in die Nutzer*innen hineinversetzen. Ich denke, uns wurde allen noch viel deutlicher, was es bedeutet verteilt zu arbeiten, mit allen Vor- und auch Nachteilen. Auch unser Entwicklungsteam ist “näher” zusammengerückt. Wir stehen täglich mehrmals in Kontakt und es ist einfacherer geworden sich abzustimmen. Ich habe das Gefühl die Hürde sich gegenseitig zu kontaktieren ist kleiner geworden. Wir arbeiten viel asynchron in mehreren Chatgruppen, das hat den Vorteil, dass sich jede*r die Informationen holen kann, wann er oder sie diese braucht. Vor der Umstellung auf Remote, standen wir deutlich weniger im Austausch. Die Remote-Arbeit hat uns ein Stück effektiver zusammengebracht und zusammenarbeiten lassen. Das ist ein großer positiver Punkt.  

JB: Das Forschungsprojekt Digitale Teams zielt auf eine Verbesserung der Zusammenarbeit verteilter Teams ab. Dafür entwickelt das Team die Digitale Teams-Plattform. Kannst du uns die Plattform etwas genauer erklären und vielleicht auch schon ein paar Features oder Möglichkeiten der Digitale-Teams-Plattform verraten? 

KS: Klar gerne. Wir haben im groben zwei Grundkonzepte. Zum einen den virtuellen Assistenten-Teamo, der das Team in Routinetätigkeiten unterstützt. Hier geht es vor allem darum, die verteilten Teams bei Dokumentation und Arbeitsorganisation zu entlasten. Das zweite Grundkonzept bezieht sich auf adaptive Dashboards. Jede Arbeitssituation ist anders und die Teams, aber auch die einzelnen Teammitglieder haben unterschiedliche Bedürfnisse. Diese individuellen Aspekte wollen wir mit den verschiedenen Dashboard-Konzepten adressieren.  

Wir haben drei Dashboard-Views, so nennen wir die unterschiedlichen Ansichten. Es gibt die Personal-View, in der ich alles finde, was für mich als Mitarbeiter*in in verschiedenen Teams wichtig ist. Dieses Dashboard kann ich mir selbst konfigurieren und an meine Bedürfnisse anpassen. Hier finden sich zum Beispiel die Features Verfügbarkeitsanzeige und Tagesplanung. In der Verfügbarkeitsanzeige kann ich die für mich wichtigsten Kollegen*innen festpinnen und mir ansehen, wie sie zur Verfügung stehen oder auch wann der nächste Urlaub geplant ist. Das soll das eigene Zeitmanagement erleichtern und damit auch die Strukturierung des eigenen Arbeitstages. Strukturierung ist ein bedeutender Faktor für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit. Die Tagesplanung bietet dem Nutzer an dieser Stelle Unterstützung. Hier kann jedes Teammitglied seine Termine und Tasks für den jeweiligen Tag planen. Zudem können persönliche Tasks aber auch Freizeit eingeplant werden. Die bewusste Einplanung von Freizeit ist sehr wichtig, da die Grenzen zwischen Arbeit und privat sehr schnell verschwimmen können und es zu einer Dauererreichbarkeit kommt.  

Das Dashboard Team-View zielt auf ähnliche Unterstützung ab. Auf dieses Dashboard hat jedes Teammitglied Zugriff. Alle haben den gleichen Aufbau und die gleichen Informationen.  Hier kann zum Beispiel über ein Stimmungsbarometer die Teamstimmung abgebildet werden. So werden positive Stimmungen gefördert, aber auch schnell erkannt, wenn die Stimmung in Schieflage gerät und Handlungsbedarf besteht. Das Ganze wird zusätzlich durch einen Team-Chat und ein Team-Board mit allen Tasks ergänzt.  

Eine weitere sehr spezielle Herausforderung stellen Meetings dar. Hierfür haben wir auch ein eigenes Konzept erarbeitet, die Meeting-View. Virtuelle Meetings sind teilweise anstrengender als Präsenztreffen. Viele Informationen, die über nonverbale Kommunikation transportiert, werden gehen verloren. Stimmung wird oft nur schwer wahrgenommen, aber auch ein erhöhter Dokumentationsaufwand ist ein Problem. Hier wollen wir Erleichterung durch die Abnahme von Meeting-Protokollen und die Anzeige von Redebeiträgen schaffen.

JB: Bitte gib uns doch einen kleinen Ausblick, was sich im kommenden Jahr in der Entwicklung bei Digitale Teams tun wird? 

KS: Wir werden Anfang des Jahres in der Entwicklung mit der Finalisierung der Features beginnen und in die Vorbereitung der Evaluation starten. Unsere Evaluation wird im Frühsommer 2021 eingeläutet und läuft bis Ende 2021. Natürlich haben wir noch einige Überraschungen auf unserer Feature-Liste, die wir im nächsten Jahr noch umsetzten möchten. Wie diese genau aussehen, werde ich an dieser Stelle der Spannung wegen noch offenlassen. 2021 wird für Digitale Teams mit der Evaluation erneut ein sehr spannendes Jahr. Ich persönlich freue mich sehr auf die Evaluation und das Feedback der Testgruppen.